Das Ingenieurbüro Sulzer GmbH & Co. KG aus Vogt bei Ravensburg ist eine feste Größe im Bereich Gebäudetechnik. Die besondere Auszeichnung des zertifizierten Ingenieurbüros liegt in der Vereinigung der Bereiche Elektro und Heizung, Lüftung, Sanitär.
Alle Planungsleistungen orientieren sich an optimalen, modernen, flexiblen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten. Kunden sind das Land Baden-Württemberg oder der Landkreis Ravensburg, öffentliche Einrichtungen, Generalunternehmen, Industrie, Banken, Baugesellschaften und Privatkunden.

Im Bereich Elektrotechnik deckt das Ingenieurbüro Sulzer die Themen Sicherheitstechnik, Kommunikation, EDV-Netzwerk, EIB, MSR-Technik, Photovoltaik, Beleuchtungs- sowie Fördertechnik ab.Der Bereich Heizung-Lüftung Sanitärtechnik umfasst die Themenfelder Wärme-, Belüftungs- und Klimatechnik, Solar, Brauchwasserverarbeitung, GLT-Technik, Regelungstechnik, Be- und Entwässerung sowie Brandschutztechnik.
Kurz gesagt: Mit Sulzer erfährt der Kunde einen zentralen Ansprechpartner für alle Belange der Gebäudetechnik.

Der Kunde im Fokus

Kommunikation bestimmt das Tagesgeschäft,extern und intern, mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Der Kunde und die Kommunikation mit dem Kunden sollten unbedingt im Mittelpunkt aller Prozesse stehen. Mit DocHouse von der KUMAtronik Software GmbH aus Weingarten istdies gelungen. Am Firmensitz des Ingenieurbüros Sulzer in Vogt arbeiten derzeit 20 Mitarbeiter mit dem CRM-System.

Bewährte Strukturen weiternutzen

Vor der Einführung von DocHouse gab es eine Papierablage in Ordnern und digitale Dokumente auf einem Laufwerk im Netzwerk. Die Ablagestruktur konnte 1:1 in DocHouse abgebildet werden. Harald Sulzer, Geschäftsführer des Ingenieurbüros Sulzer GmbH & Co. KG: „Unsere Mitarbeiter wussten die direkte Übertragung zu schätzen, denn so fanden sie sich in der digitalen Ablage sehr schnell zurecht.“ Und das ist nur eine von vielen Möglichkeiten, die sich durch die Ablage innerhalb von DocHouse ergeben haben. So können nun z. B. Aktivitäten direkt auf Kommunikation oder Dokumente gesetzt werden. Bei Sulzer werden die meisten Dokumente mit Microsoft Office erstellt und in DocHouse abgelegt. „Unsere Mitarbeiter arbeiteten bereits mit Lotus Notes, so kam DocHouse einfach als unverzichtbare Ergänzung oben drauf. Alles fügt sich perfekt ineinander.“

Integration und Schnittstellen sowie Volltextsuche

Weiter berichtet Harald Sulzer: „Das neue System sollte neben der Integration in eine etablierte E-Mail-Umgebung auch Volltextsuche ermöglichen.“ DocHouse bietet die Möglichkeit der Volltextsuche über definierte Ansichten oder über komplette Datenbanken. „Auch interessierte uns die Integration unseres Qualitätsmanagements, damit diese Dokumente zentral verwaltet werden können und alle Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente haben.“ Ein durchdachtes Rechtekonzept ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff auf die für sie relevanten Daten. An DocHouse mussten keine weiteren Systeme angeschlossen werden. Um Fremdsysteme anzubinden, bietet sich DocHouse Pump an. Damit lassen sich nahezu alle Fremdsysteme wie ERP oder PDM problemlos anbinden.

Schwerpunkt Projektverwaltung

Eine der zentralen Aufgaben von DocHouse besteht für Sulzer in der Verwaltung von Projekten. Dazu können Projekte in einzelnen Phasen, Arbeitspaketen, Aufgaben und Tätigkeiten organisiert werden. In der Tiefe und Breite der abgebildeten Struktur gibt es keine Beschränkungen. Vorteile, die sich gegenüber der Ablage auf einem File-Server ergeben sind z. B., das direkte Setzen von Aktivitäten auf ein Projekt, eine Phase, ein Arbeitspaket, eine Aufgabe oder eine Tätigkeit. Projektteams können flexibel im Projekt abgebildet und Projektinfos direkt im Projekt hinterlegt werden. Dokumente, E-Mails, Briefe etc. können direkt aus einem Projekt heraus erzeugt werden.

Harald Sulzer berichtet: „Wir können unsere Projekte sehr leicht pflegen und haben immer einen Blick über den aktuellen Bearbeitungsstatus. Auch können wir Aktivitäten auf einzelne Projektteile oder Aufgaben sehr leicht setzen oder den Zugriff auf Teile von Projekten einschränken. Je nach Situation können wir auf Dokumente und Aktivitäten über verschiedene Ansichten zugreifen. Das System passt sich der bevorzugten Arbeitsweise optimal an.“

Rückblick und Ausblick

Für Harald Sulzer lief im Rahmen der Einführung alles glatt: „Bei der Einführung von DocHouse gab es keinerlei Schwierigkeiten. Auf Basis der zu Projektstart erstellten Spezifikation konnten alle Anforderungen termin- und wunschgerecht umgesetzt werden. So wurde beispielsweise eine spezielle Programmierung vorgenommen, damit E-Mail-Anhänge separat und ohne Umwege im Netzwerk abgespeichert werden können.

Die Zusammenarbeit mit KUMAtronik Software und die Betreuung läuft hervorragend. Wir sind mit den Leistungen rundum zufrieden. Wir haben uns für KUMAsoft und DocHouse entschieden, weil das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt. Von DocHouse sind wir begeistert und werden auch in Zukunft damit arbeiten.“

Neben der CRM-Lösung DocHouse kommen bei Sulzer auch eine Urlaubsverwaltung und ein Gruppenkalender zum Einsatz. Beide basieren ebenso auf IBM Lotus Notes.