Anforderungen:
Dokumentationserstellung und -verwaltung

Lösung:
DocHouse\BRM

Vorteile:

• Vereinheitlichung durch festgelegte Regeln
• logische Zuordnung durch vorgegebene Ordnerstruktur
• Beschränkungen durch Vorgabe- und Genehmigungsworkflows
• Informationsspeicherung durch Wissensdatenbank

Dokumentationen jeglicher Art zur Speicherung und Weitergabe von Unternehmenswissen spielen bei Schrack Seconet eine wichtige Rolle. Die Vorgabe von Richtlinien bei deren Erstellung und Ablage war Wunsch des Unternehmens, um Vereinheitlichung und Übersicht zu erlangen.

Das Unternehmen

Schrack Seconet AG, das österreichische High-Tech-Unternehmen für Brandmelde-, Kommunikations- und Sicherheitssysteme, zählt zu den international führenden Anbietern in diesen Bereichen. Das Unternehmen unterhält Tochterunternehmen in Polen, Schweden und Ungarn sowie Repräsentanzen in Russland, der Slowakei, Tschechien und in der Türkei. In den übrigen Ländern Ost- und Mitteleuropas steht ein Netz von lokalen Partnern zur Verfügung. In Österreich betreibt Schrack Seconet AG – ausgehend vom Headquarter in Wien – sechs Geschäftsstellen in allen Bundesländern mit jeweils mehreren angeschlossenen Servicestützpunkten in ganz Österreich und sichert damit die hohe Qualität des Kundenservices.

Die Herausforderung

Im 1994 gegründeten Unternehmen, welches zuvor als Geschäftsbereich der Ericsson Schrack AG existierte, bestand der Bedarf nach einem Dokumentationssystem, das sowohl für interne als auch externe Anforderungen einsetzbar wäre. Das Hauptaugenmerk hierbei lag auf Produktdokumentationen einerseits sowie der innerbetrieblichen Aufzeichnungen anderseits.Für die Homogenisierung der dazu erstellten Unterlagen waren festgelegte Vorlagen erwünscht. Vorgegebene Workflows sollten nicht nur zur Übersichtlichkeit beitragen, sondern auch bestimmten Vorschriften des Qualitätsmanagements entsprechen. Auch war ein System für das organisierte Management von internen und externen Anfragen gewünscht.

Die Lösung

Da das Unternehmen Lotus Notes im Einsatz hat, wurde ein darauf abgestimmtes Produkt gesucht. Die Wahl fiel aufgrund des optimalen Preis/Leistungsverhältnisses auf die CRM Lösung DocHouse\BRM. Mit dem Modul DocHouse\BRM Office ist es nun möglich, Dokumentationen nach festgelegten Regeln zu erstellen. Durch Freigabe- und Genehmigungsworkflows werden die einzelnen Unterlagen finalisiert. Danach werden diese mit logischen Verknüpfungen in einer Ordnerstruktur abgespeichert. Die Vergabe verschiedener Berechtigungsstufen schränkt die Einsicht und Bearbeitung der Dokumente ein. Die Verwaltung und Abarbeitung von internen und externen Anfragen ist nun durch DocHouse\BRM Caredesk möglich, einer Anwendung für Customer Care und IT Helpdesk. Lösungswege werden hier vom ersten Kontakt bis hin zur Problembeseitigung verfolgt und dokumentiert. Alle relevanten Informationen werden über ein Serviceticket direkt mit der Anfrage verknüpft. Durch dieses Ticket werden dann sämtliche Aufgaben betreffend die Anfrage gesteuert. Eine Wissensdatenbank sichert die gewonnenen Erkenntnisse aus der Lösung.

Das Fazit

Herr Ing. Rumetshofer, zuständig für Organisation und Datenverwaltung bei Schrack Seconet, ist überzeugt: „Unsere Geschäftsprozesse erleben durch das neue System eine wesentliche Verbesserung. Klare Strukturen und Richtlinien helfen unseren Mitarbeitern, die Arbeitsabläufe zu optimieren und den Überblick zu behalten.“

SOL4 IT Consulting GmbH
Paradisgasse 51/4
1190 Wien
Austria
Telefon +43 1 2530000
Telefax +43 1 2530000-50
office@sol4.at
www.sol4.at